Importation de contacts sécurisée

Introduction

BDN VISION vous permet d’intégrer des contacts dans votre base de données de deux manières :

  • via l’importation d’un fichier CSV (fichier texte structuré par séparateurs),
  • ou par saisie manuelle, contact par contact.

⚠️ Conformément à notre politique anti-spam stricte, vous devez impérativement disposer du consentement explicite de chaque personne avant de l’ajouter à votre liste. Cette exigence garantit la conformité légale (RGPD, bonnes pratiques emailing) et protège la réputation de vos envois.

Pourquoi cette fonctionnalité est stratégique

Votre base de contacts est le fruit de votre prospection, de votre relation client et de votre travail marketing.
BDN VISION vous offre un moyen simple et sécurisé de :

  • centraliser vos abonnés existants,
  • exploiter rapidement une liste qualifiée,
  • lancer vos campagnes email sans ressaisie fastidieuse.

Dans ce guide, nous détaillons toutes les méthodes pour ajouter efficacement des contacts à vos listes.

Importer une liste de contacts depuis un fichier CSV

Étape 1 : Convertir un fichier Excel en CSV (si nécessaire)

Si votre liste est enregistrée au format Excel (.xlsx), une conversion est indispensable :

  1. Ouvrez votre fichier de contacts dans Excel ou un tableur équivalent
  2. Cliquez sur Fichier > Enregistrer sous
  3. Donnez un nom explicite à votre fichier
  4. Dans le champ Type de fichier, sélectionnez CSV (séparateur : virgule)
  5. Cliquez sur Enregistrer

💡 Cette opération transforme votre fichier en un format universel compatible avec les systèmes d’importation.

Étape 2 : Importer le fichier CSV dans BDN VISION

  1. Accédez à l’onglet Contacts depuis le tableau de bord
  2. Cliquez sur le bouton + (ajout de contacts)
  3. Sélectionnez Importer des contacts
  4. Choisissez la liste cible si vous en gérez plusieurs
  5. Sélectionnez l’option Importer un fichier CSV
  6. Cliquez sur Parcourir et sélectionnez votre fichier sur votre ordinateur

Étape 3 : Associer les champs et finaliser l’import

  • Vérifiez les colonnes détectées et désélectionnez celles à exclure
  • Si certains champs personnalisés n’existent pas encore, vous pouvez :

    • les créer directement,

    • copier les noms depuis les en-têtes de colonnes du CSV

  • Cliquez sur Continuer
  • Confirmez que vous disposez du consentement des contacts
  • Lancez l’importation

📌 Une notification vous informera une fois le traitement terminé.
Les contacts importés apparaîtront alors dans la liste des abonnés actifs.

🕒 Formats de date requis :
Les champs contenant des dates/heures doivent respecter le format suivant :
AAAA-MM-JJ HH:MM
Tout autre format sera automatiquement remplacé par N/A.

Ajouter un contact individuellement

Procédure simplifiée

  1. Ouvrez l’onglet Contacts
  2. Cliquez sur le bouton +
  3. Sélectionnez Ajouter un contact
  4. Renseignez les informations disponibles (email, nom, attributs personnalisés)
  5. Cliquez sur Enregistrer

🔁 Pour gagner du temps, vous pouvez aussi utiliser Enregistrer et ajouter un autre afin d’enchaîner plusieurs ajouts.

Bonnes pratiques & recommandations essentielles

Même si cela peut sembler évident, il est crucial de rappeler que :

  • vos contacts doivent s’être inscrits volontairement,
  • ils doivent avoir accepté de recevoir vos communications.

Une base conforme et qualifiée améliore :

  • la délivrabilité,
  • les performances de vos campagnes,
  • la crédibilité de votre marque.
Astuces Excel pour des importations sans erreur

Conseil Excel n°1 : Séparer correctement les données

Certains outils regroupent prénom et nom dans une seule colonne.
Lors de l’ouverture d’un CSV externe, sélectionnez les séparateurs :

  • espace
  • virgule

Cela permet de répartir les informations dans des colonnes distinctes.

Conseil Excel n°2 : Nettoyer les caractères indésirables

Des signes de ponctuation ou symboles invisibles peuvent bloquer l’import.

Utilisez la fonction Rechercher et remplacer :

  • Windows : Ctrl + H
  • Mac : CMD + SHIFT + H

Laissez le champ Remplacer par vide et cliquez sur Remplacer tout.

Conseil Excel n°3 : Encodage recommandé

Enregistrez toujours votre fichier CSV en Unicode UTF-8, format standard reconnu par la majorité des bases de données en ligne.

Points de vigilance importants

  • Conformité anti-spam : consentement obligatoire
  • Qualité des données : emails valides et correctement formatés
  • Correspondance des champs : associez précisément chaque colonne CSV à son attribut
  • Cohérence des formats : dates, langues, encodage
Dépannage – Problèmes courants et solutions

L’import CSV échoue ou génère des erreurs

  • Vérifiez que le fichier est bien au format CSV
  • Supprimez les caractères spéciaux et sauts de ligne
  • Corrigez les adresses email invalides
  • Retirez les lignes ou colonnes vides

Importation bloquée pendant le traitement

  • Les fichiers volumineux peuvent nécessiter plus de 30 minutes
  • Taille maximale recommandée : 10 Mo
  • Fractionnez les listes volumineuses
  • Assurez-vous d’une connexion internet stable

Les contacts ne s’affichent pas après l’import

  • Vérifiez s’ils existent déjà comme désabonnés
  • Consultez la liste de suppression
  • Analysez le rapport d’importation pour les entrées ignorées

Problèmes d’association des champs

  • Les en-têtes CSV doivent correspondre aux attributs
  • Supprimez les espaces inutiles
  • Créez les champs manquants avant l’import
  • Utilisez des noms simples sans caractères spéciaux

Création de contacts en double

  • Les emails sont sensibles à la casse et aux espaces
  • Vérifiez les espaces en fin de champ
  • Harmonisez le format entre vos fichiers
  • Auditez votre base avant importation

Problèmes avec les champs de date

  • Utilisez exclusivement le format AAAA-MM-JJ
  • Vérifiez les paramètres régionaux
  • Assurez-vous que les dates sont valides (pas de dates futures incohérentes)