Insérer un lien de calendrier

Introduction

Lors de la promotion d’un événement (réunion, webinaire, formation ou salon), il est fortement recommandé de permettre à vos contacts d’enregistrer facilement la date dans leur agenda personnel.
Pour cela, il suffit d’intégrer dans votre email un bouton ou un lien du type « Ajouter à mon calendrier ». Cette action simplifie l’organisation des participants, limite les oublis et augmente significativement le taux de présence grâce aux rappels automatiques.

Ce guide vous explique comment générer un lien de calendrier, puis comment l’intégrer efficacement dans vos emails afin d’offrir une expérience fluide et professionnelle à vos abonnés.

Pourquoi intégrer un lien de calendrier est stratégique

Les événements, qu’ils soient physiques ou en ligne, constituent un levier puissant pour créer de l’engagement et développer des relations professionnelles.
L’email marketing, en tant que canal direct et personnalisé, est idéal pour promouvoir ces rendez-vous.

En permettant à vos abonnés d’ajouter l’événement à leur agenda :

  • vous réduisez les conflits de planning,

  • vous facilitez l’activation de rappels automatiques,

  • vous améliorez la mémorisation de votre événement,

  • vous augmentez les chances de participation effective.

👉 Résultat : plus de présence, moins d’absentéisme.

Utilisation des fichiers ICS (format iCalendar)

Qu’est-ce qu’un fichier ICS ?

Le fichier ICS est un format standard du protocole iCalendar. Il permet de partager des événements pouvant être importés directement dans la plupart des outils de calendrier numériques.

📌 Compatibilité étendue :

  • Google Calendar

  • Outlook / Outlook.com

  • Office 365

  • Apple Calendar

  • Yahoo, AOL, etc.

Étapes pour créer et intégrer un fichier ICS dans votre campagne

1. Générer le fichier ICS

Utilisez un générateur d’événement iCalendar pour créer votre fichier.
Cet outil vous permet d’ajouter :

  • le titre de l’événement,

  • la date et l’heure,

  • le lieu ou le lien de connexion,

  • une description détaillée,

  • des rappels automatiques,

  • des occurrences répétées si nécessaire.

👉 Cela garantit que vos abonnés disposent de toutes les informations utiles dès l’importation.

2. Préparer votre campagne emailing

Créez ou modifiez votre campagne depuis votre plateforme d’emailing BDN VISION.

3. Importer le fichier ICS dans la bibliothèque de fichiers

  • Accédez au gestionnaire de fichiers du concepteur d’email

  • Ajoutez un bloc Image ou Bouton dans votre message

  • Cliquez sur Parcourir, puis sur Téléverser

  • Sélectionnez votre fichier ICS

📌 Le fichier est désormais disponible et peut être lié dans votre email.

4. Ajouter le lien du fichier dans l’email

  • Insérez une nouvelle section dans votre email

  • Glissez-déposez un bloc Bouton

  • Dans les propriétés du bouton, sélectionnez Lier un fichier

  • Choisissez le fichier ICS précédemment importé

💡 Astuce UX : utilisez un libellé clair comme
« Ajouter à mon agenda » ou « Enregistrer dans mon calendrier »

Alternative : lien direct Google Calendar

Créer un événement public sur Google Calendar

  1. Créez votre événement dans Google Calendar

  2. Ajoutez, si besoin, une visioconférence (Google Meet, Zoom, etc.)

  3. Vous pouvez également insérer un lien de webinaire (YouTube Live, Facebook Live…) dans le champ Emplacement

  4. Définissez la visibilité de l’événement sur Public

  5. Enregistrez et publiez l’événement

  6. Ouvrez l’événement, cliquez sur les trois points (⋮)

  7. Sélectionnez Publier cet événement

  8. Copiez le lien public généré

Intégrer le lien Google Calendar dans l’email

  1. Insérez le texte « Ajouter à Google Calendar » dans votre message

  2. Sélectionnez ce texte

  3. Cliquez sur Insérer un lien

  4. Collez l’URL copiée précédemment

  5. Validez

✅ Les destinataires pourront ajouter l’événement à leur calendrier en un seul clic.

Dépannage et bonnes pratiques

Le fichier ICS ne se télécharge pas

  • Vérifiez que le fichier est bien présent dans la bibliothèque

  • Confirmez que le bouton est correctement lié

  • Assurez-vous que le fichier n’est ni vide ni endommagé

Le lien de calendrier ne fonctionne pas

  • Vérifiez que l’événement Google Calendar est public

  • Regénérez le lien s’il est ancien

  • Testez le lien en navigation privée

Les informations de l’événement sont incorrectes

  • Contrôlez tous les champs du générateur ICS

  • Utilisez des formats de date et d’heure standards

  • Vérifiez le fuseau horaire (clé pour les événements internationaux)

Compatibilité et sécurité

  • Testez l’ICS sur plusieurs applications de calendrier

  • Proposez au moins deux options : fichier ICS + lien Google Calendar

  • Répétez les informations essentielles dans le corps de l’email

Problèmes de téléchargement

  • Limitez la taille du fichier ICS à moins de 1 Mo

  • Utilisez un nom de fichier simple (sans accents ni caractères spéciaux)

  • Videz le cache du navigateur en cas d’erreur persistante

📌 Conseil BDN VISION
Pour maximiser l’engagement, combinez toujours :

  • un bouton visible « Ajouter au calendrier »,

  • un rappel clair de la date dans l’email,

  • et un design responsive optimisé pour mobile.